En tant que propriétaire, il est parfois déstabilisant d'apprendre que son locataire souhaite soudainement mettre fin à son bail.
Il est alors important de connaître les démarches à suivre pour s’assurer que tout se passe dans les règles, aussi bien pour protéger vos intérêts que ceux du locataire.
Dans cet article, nous vous listons les démarches à entreprendre pour garantir une fin de bail en toute sérénité pour les deux parties.
La réception de la notification de départ du locataire
La première étape lorsque votre locataire actuel décide de quitter votre logement est de recevoir une notification formelle de sa part.
Selon la législation en vigueur, le locataire doit vous informer de son intention de quitter les lieux en respectant un préavis. En France, la durée de ce préavis varie généralement entre un et trois mois, selon le type de logement et la raison du départ. À noter que cette notification doit être faite par lettre recommandée avec accusé de réception, en main propre ou par acte d’huissier pour être valide.
Une fois la notification reçue, vous devez alors organiser les démarches suivantes avant la fin du préavis.
La planification de l’état des lieux de sortie
L'état des lieux de sortie est une étape obligatoire qui permet d'évaluer l'état du logement lorsque le locataire le quitte. Il permet de comparer l'état du logement à l'entrée avec celui de la sortie. Ainsi, cela permet de déterminer si des réparations ou des remises en état sont nécessaires. L’état des lieux de sortie doit être réalisé par le propriétaire en présence du locataire.
Pour que cette étape se passe au mieux, il est recommandé de :
- Fixer une date pour l’état des lieux de sortie
- Inspecter scrupuleusement le logement dans le but d’identifier d’éventuelles dégradations ou mobiliers manquants
- Comparer l'état des lieux d'entrée et de sortie pour identifier les éventuelles différences. Si des dégradations sont constatées, elles devront être inscrites dans le document d'état des lieux de sortie. S'il n'y a aucun désaccord lors de cet état des lieux, le propriétaire pourra entamer les démarches pour la restitution du dépôt de garantie.
Le point sur les charges à régulariser
La régularisation des charges est une autre étape qui intervient lors de la fin d'un bail. Il est nécessaire de calculer les charges locatives dues par le locataire au prorata du temps qu’il a occupé le logement dans l'année.
Les charges locatives concernent généralement les frais d’entretien des parties communes, le chauffage collectif, l’eau froide et chaude, ainsi que l’éclairage des parties communes. Selon le type de bail, ces charges peuvent être fixées de manière forfaitaire ou régularisées une fois par an.
À la fin du bail, il est nécessaire de faire un bilan des charges pour s'assurer que le locataire a bien réglé les sommes dues. Si un trop-perçu est constaté, le propriétaire devra rembourser la différence au locataire. Si au contraire, une somme est encore due, le propriétaire pourra retenir le montant restant sur le dépôt de garantie.
La restitution du dépôt de garantie
Le dépôt de garantie est une somme versée par le locataire à la signature du bail pour couvrir d'éventuels dégradations, loyers impayés... À la fin du bail, le propriétaire doit restituer cette somme au locataire, s'il est prouvé que tout est en ordre.
La restitution du dépôt de garantie doit se faire dans un délai de 1 à 2 mois à compter de la remise des clés par le locataire. Le délai est de 1 mois si l’état des lieux de sortie ne révèle aucune dégradation par rapport à l’état des lieux d’entrée. Il est de 2 mois si des réparations sont nécessaires.
Si un montant est retenu sur le dépôt de garantie, il doit être justifié par des devis ou des factures si des travaux de remise en état sont nécessaires.
La résiliation des contrats en cours
Enfin, une fois que le locataire a quitté les lieux, il est important de vérifier que tous les contrats en cours, tels que les abonnements d’électricité, de gaz, d’eau, etc., ont été résiliés ou transférés. Bien que ces contrats soient souvent à la charge du locataire, il peut être judicieux de s'assurer que ces démarches ont bien été effectuées.
La recherche d'un nouveau locataire
Une fois le logement libéré, il est temps de trouver un nouveau locataire. Pour cela, vous devrez actualiser l’annonce du logement et organiser les visites.
Il est essentiel de bien sélectionner votre nouveau locataire, notamment pour éviter tout risque d'impayé.
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